We wtorek 14 października prowadziłam spotkanie warsztatowe dla Śląskiego Klastera Automotive o skuteczności rozwiązywania problemów. Czyli pokazywałam całą mocno psychologiczną otoczkę procesu, która w dużej mierze warunkuje efektywność całego przedsięwzięcia. Wbrew pozorom to nie narzędzie rozwiązywania problemów (konkretna metodologia) decyduje o skuteczności. Konkretne narzędzie wykorzystuje człowiek zatem to od jego zaangażowania i profesjonalizmy zależy powodzenie całej akcji problemowej.
Co zatem z perspektywy psychologicznej może pójść nie tak?
Poniżej lista niekoniecznie wyczerpująca wszelkie możliwości, ale może Was zainspiruje do zmiany…
- nie wiem, że jest problem
Pierwszym momentem w procesie rozwiązywania problemów jest zauważenie problemu. I tutaj mamy 2 aspekty – świadomość, że coś jest problemem czyli odstępstwem od normy, oczekiwania, celu. Świadomość problemu wynika z wiedzy o procesie i standardzie pracy oraz definicji problemu (co jest problemem a co jest standardem lub akceptowanym odstępstwem). Jeżeli firma (czyli liderzy) nie zadba o edukację procesową, sprawdzoną audytami, nie ma pewności, że pracownik wie jak ma pracować, co jest pracą zgodna ze standardami. W takiej sytuacji nie można wymagać, aby pracownik wiedział, że coś jest błędem.
- nie powiem o błędzie
Czyli pracownik zachowuje informację dla siebie. Dlaczego tak się dzieje? Moje doświadczenie pokazuje, że najczęściej przyczyny są dwie: jak powiem o błędzie to będzie moje zadanie, żeby go rozwiązać (dodatkowa praca bez przydzielonych zasobów czy gratyfikacji) lub to co mam do powiedzenia nie spodoba się i dostanę „po uszach”.
- nie mam czasu na rzetelne rozwiązywanie problemów
Firma nie ma wypracowanego systemu (procesu) rozwiązywania problemów, który określa nie tylko narzędzie (np. 8D) ale opisuje jasno role w procesie, odpowiedzialności i potrzebne zasoby, w tym czas przeznaczony na taką pracę. Bo realizacja procesu rozwiązywania problemów to PRACA a nie wakacje a zatem nie odbywa się w przerwie czy po godzinach. Zależy nam na jakości i precyzji więc warto dedykować odpowiednie zasoby, w tym czas.
- nie wiem jak mam to zrobić
Brak systemu czy opisanego procesu powoduje brak standardu działania także w obszarze rozwiązywania problemów. Szybkie szkolenie z metody/narzędzia też niewiele pomoże, jeśli pracownicy nie będą mieli kiedy poćwiczyć w praktyce. Tutaj nie chodzi o wiedzę a umiejętność korzystania z niej czyli kompetencje.
- nikt mi nie pomaga
Brak wsparcia kierownictwa czy ekspertów powoduje, że nikt nie będzie rzucał się na problemy. Pracownicy muszą mieć „nauczycieli”, którzy będą wspierać w tym procesie, wskazywać i doradza, dawać przestrzeń do działania. Wspierający management to budowanie kultury rozwiązywania problemów i zachęcanie do takiego działania. Wyniki będą widoczne dość szybko w postaci motywacji do działania, poprawy procesów i optymalizacji. Zainteresowanie i wsparcie to nie tylko pomoc merytoryczna ale także nadzorowanie aby proces przebiegał zgodnie z PDCA (więcej o PDCA tutaj https://azlpsychologbiznesu.eu/produkt/skuteczne-planowanie-w-historiach-zycia-codziennego-cykl-pdca/), wykazywanie zainteresowania na każdym etapie pracy z problemem.
- nikt nie wie o tym co robię
Dzielenie się doświadczeniem to nie tylko wspieranie komunikacji w organizacji i pokazywanie „otwartych drzwi”. To też docenienie osób, które biorą udział w procesie, pokazanie innym, jak ważną pracę wykonują spędzając czas nad konkretnym problemem zamiast w standardowej roli. To też pokazanie jak można się rozwijać w organizacji, budować nowe kompetencje i efektywnie z nich korzystać. To również pokazanie jak można w inny sposób przyczyniać się do realizacji celów organizacji.
Proces rozwiazywania problemów projektują i realizują ludzie. A to oznacza, że zawsze możemy liczyć na jakieś niedoskonałości, nieoczywistości, emocje i konflikty. Jak to z ludźmi bywa… Czyli różnych psychologicznych pułapek może być więcej, dlatego list pozostaje otwarta. Mam taką myśl, że może te punkty skłonią Was do refleksji jak jest u Was, o czym warto pomyśleć, co zmienić, o co zadbać bardziej. A jeżeli będzie trudno, to zawsze służę pomocą i zapraszam po więcej😊
