Spotkałam się z bardzo różnorodnym podejściem do wyznaczania zasad współpracy. Od bardzo sformalizowanych na wielu stronach umów, po luźne ustalenia a szczegóły pojawiały się w trakcie wspólnego działania.
Czy jest jakieś najlepsze podejście?
Najlepsze to takie, które się sprawdza, a to już zależy od wielu czynników.
Mam klientów, których znam i w związku z tym wiem co jest nam potrzebne. Pojawiają się nieustannie nowi klienci a także zupełnie nowe wyzwania i tu potrzebne nam szczegóły.
Czasami więc ustalamy wszystkie możliwe szczegóły i zapisujemy precyzyjnie w umowie, gdyż jest ich dużo i nie chcemy zapomnieć. Spędzenie czasu na ustaleniach, dograniu szczegółów i zadaniu wielu pytań, jest niezmiernie cenne. Dzięki temu unikamy wielu nieporozumień później a także mniej wątpliwości i działania intuicyjnego, które niekoniecznie odpowiada oczekiwaniom obu stron.
Oczywiście, współpracując latami, wiemy dokładnie czego możemy się po sobie spodziewać, więc nie ma konieczności zapisywania wszystkiego. Zwłaszcza, jeśli przedmiot umowy jest znany i był już przez nas wielokrotnie praktykowany. W takich sytuacjach ograniczamy się do zakresu merytorycznego i finansowego umowy, bo reszta jest stała.
Oferty i umowy są właśnie po to, aby dookreślić oczekiwania i możliwości, doprecyzować sposób dostarczenia usługi/produktu, ubrać całość w całą tak ważną otoczką. Przyznaję, że uczę się nieustająco przy każdym kolejnym kontrakcie i projekcie. Za każdym razem pojawia się jakaś nowość, której wcześniej nie przewidziałam, albo też coś było dla mnie oczywiste (bo zawsze tak było) a niekoniecznie takim jawiło się dla klienta.
Przykład z ostatnich miesięcy – zgodziłam się na prowadzenie szkoleń w ramach większego projektu i zupełnie dla mnie niespodziewanie okazało się, że szkolenie ma się zaczynać o godzinie 7 rano. Biorąc pod uwagę czas dojazdu i konieczność wcześniejszego bycia na miejscu, staje się to problemem. I to nie tak, że nigdy nie prowadziłam szkoleń wcześnie rano (jak na przykład szkolenie dla pracowników z Manili o godzinie 5 rano czasu polskiego), jednak wówczas inne były okoliczności i inna konieczność mojego zaangażowania. Nie wpadłam no to, aby wiele miesięcy temu ustalić godziny rozpoczęcia, a teraz już wiem, że to musi być określone na wstępnym etapie rozmów. Naturalnie, elastyczne podejście jak najbardziej wchodzi w gre jednak alternatywa również powinna być ustalona z wyprzedzeniem.
Co warto brać pod uwagę ustalając ramy współpracy?
Tu kłania się asertywność w swej najlepszej definicji. Podejdź do współpracy szanując swoje potrzeby i potrzeby drugiej strony. Czyli przede wszystkim istotna jest wiedza czego ja potrzebuję. Aby zrealizować każdy projekt potrzebne są informacje dotyczące zakresu merytorycznego, miejsca, uczestników. Mam prawo pytać i oczekiwać odpowiedzi, bo od tego zależy jakość mojej pracy i zadowolenie klienta. Do tego dochodzi cała otoczka projektu – dojazdy, ewentualne noclegi, wyżywienie, itp. To może i drobiazgi, jednak wpływają na moje samopoczucie, zaangażowanie a to przekłada się na moją pracę bezpośrednio z klientem. Warto takie detale dograć na samym początku, aby potem uniknąć rozczarowań. Mój przykład z wielu projektów – jeśli potrzebuję noclegu to zastrzegam, że sama sobie znajduję hotel a klient tylko potwierdza czy cenowo jest ok, bo to koszt klienta. To daje mi swobodę w wyborze według moich kryteriów (i jest to zdecydowanie szybszy proces) a ja nie jestem rozczarowana.
Oczywiście w ramach asertywności interesuje mnie też samopoczucie drugiej strony. Warto zatem pytać i wspólnie ustalać kwestie ważne dla klienta. Czasami nie myślimy o tym, że osoba, z którą negocjuję kontrakt to nie ten sam człowiek, który będzie ze mną pracować podczas warsztatów. Czyli niekoniecznie ustalenia pierwotne, będą odpowiadały oczekiwaniom grupy docelowej. Warto o tym pamiętać i pozostawić sobie elastyczność do ustalania pewnych kwestii bezpośrednio ze współpracownikami danego projektu.
Mogę wiele kwestii współpracy przewidzieć, więc rzadko staję przed sytuacją, gdy coś jest „nie tak”. Jednak zdarza się, że wykonując pracę zleconą, ktoś w dobrej (tak zakładam) wierze, decyduje za mnie, a mnie to nie odpowiada. I co w takiej sytuacji? Znowu powrót do asertywności😊 Jeżeli coś jest dla mnie nie do zaakceptowania, konieczne jest zakomunikowanie tego. Tak długo jak mój współpracownik/klient nie wie co myślę, to nic z tym efektywnie nie zrobimy. Zaczynam zatem od komunikacji, jednak bardzo ważne jest, jak skonstruuję taki komunikat, aby rzeczywiście był asertywny. To już jednak inna opowieść…
To jak bardzo potrzebuje określić ramy współpracy jest też zdefiniowanie przez zaufanie jaki darzymy się z klientem. Ale o tym za miesiąc😊
